Wettelijke tijdregistratie in België
Urenregistratie voor zelfstandigen en vrije beroepen
Wettelijke tijdregistratie is de verplichting om per medewerker de begin- en eindtijd van elke werkdag bij te houden in een systeem dat de Sociale Inspectie kan controleren. Voor Belgische werkgevers is dit verplicht en de handhaving wordt verscherpt in 2027. Zelfstandigen met personeel vallen rechtstreeks onder deze verplichting. Zelfstandigen zonder personeel profiteren van tijdregistratie voor correcte facturatie en bewijs van gepresteerde uren.
Klantel biedt een start/stop-timer per taak en project, met een onvervalsbaar auditlogboek en automatische koppeling aan Peppol-facturatie — alles in één Belgische app.
- Tamper-proof auditlogboek (hash-keten) voor de Sociale Inspectie
- Start/stop-timer op telefoon, ook offline
- Uren direct omzetten naar Peppol-factuur
- 14 dagen gratis, geen creditcard
De Belgische wet op tijdregistratie
De Belgische wetgeving (Wet van 5 november 2017 houdende diverse bepalingen, gewijzigd door latere programmawetten) verplicht werkgevers een elektronisch aanwezigheidsregistratiesysteem te gebruiken. Dit systeem moet per werknemer de begin- en eindtijden van elke prestatie bevatten.
De Sociale Inspectiekan op elk moment een controle uitvoeren. Zij verifiëren dat de geregistreerde tijden overeenstemmen met de prestaties, dat ze niet retroactief zijn gewijzigd, en dat het systeem fraudebestendig is. Boetes bij niet-naleving kunnen oplopen tot duizenden euro's per werknemer.
Hoewel zelfstandigen zonder personeel niet rechtstreeks onder de werkgeversplicht vallen, is nauwkeurige urenregistratie voor hen essentieel voor:
- Correcte facturatie op basis van gepresteerde uren
- Bewijs bij betwisting door een klant
- Aangifte van beroepsinkomsten bij de belastingdienst
- Voldoen aan contractuele rapportageverplichtingen
Hoe Klantel de tijdregistratieplicht invult
Vier kernfuncties die samen een wettelijk conform systeem vormen.
Start/stop-timer per taak en klant
Begin een registratie met één klik, wijs ze toe aan het juiste project en stop wanneer je klaar bent. Klantel berekent automatisch de duur en koppelt die aan klant, project en medewerker.
Onvervalsbaar auditlogboek (hash-keten)
Elke tijdsinschrijving wordt beveiligd in een aaneengesloten hash-keten. Wijzigingen zijn detecteerbaar. Het logboek voldoet aan de technische eisen van de Sociale Inspectie 2027.
Rechtstreeks factureren na tijdregistratie
Gefactureerde uren worden automatisch gemarkeerd. Klantel genereert een Peppol/UBL-factuur op basis van de geregistreerde uren — inclusief BTW en gestructureerde mededeling.
Werkt op telefoon, tablet en computer
Klantel is een Progressive Web App installeerbaar op iOS en Android. De timer werkt ook offline en synchroniseert zodra je opnieuw verbinding hebt.
Papier en Excel zijn niet wettelijk conform
De Sociale Inspectie aanvaardt alleen systemen die fraude aantoonbaar uitsluiten.
| Vereiste | Papier | Excel | Klantel |
|---|---|---|---|
| Bewijs voor Sociale Inspectie | |||
| Automatische duurberekening | |||
| Mobiel registreren | |||
| Wijzigingen detecteerbaar | |||
| Rechtstreeks factureren | |||
| Peppol-export |
Tijdregistratie in België: cijfers
1,1 miljoen
zelfstandigen actief in België
Bron: RSVZ, 2023
€ 10 000+
maximale boete per werknemer bij niet-naleving
Bron: Sociaal Strafwetboek
2027
deadline verscherpte handhaving Sociale Inspectie
Bron: FOD WASO
Veelgestelde vragen over tijdregistratie voor zelfstandigen
Geldt de tijdregistratieplicht ook voor zelfstandigen zonder personeel?
De primaire verplichting richt zich op werkgevers met werknemers. Zelfstandigen zonder personeel zijn technisch niet wettelijk verplicht, maar Klantel is ook voor hen nuttig: uren per klant bijhouden is de basis voor correcte facturatie en een gezond overzicht van je werkdruk.
Wanneer is tijdregistratie verplicht in België?
De Belgische wetgeving (Wet van 5 november 2017, gewijzigd) verplicht werkgevers hun tijdregistratiesysteem volledig te implementeren. De handhaving door de Sociale Inspectie wordt gefaseerd opgebouwd met 2027 als cruciale datum. Klantel voldoet aan de technische vereisten.
Wat controleert de Sociale Inspectie precies?
De Sociale Inspectie controleert of de geregistreerde begin- en eindtijden per medewerker kloppen, of ze niet met terugwerkende kracht zijn aangepast, en of ze overeenstemmen met de prestaties. Klantel's hash-keten maakt elke aanpassing zichtbaar, wat de integriteit aantoont.
Kan ik mijn bestaande uren importeren vanuit Excel?
Klantel biedt een handmatige invoerfunctie waarmee je historische uren project per project kunt toevoegen. Bulk-import via CSV is momenteel niet beschikbaar, maar staat op de roadmap.
Werkt Klantel ook voor vrije beroepen zoals advocaten of architecten?
Ja. Klantel is sectoragnostisch en geschikt voor elke zelfstandige die uren per klant bijhoudt: advocaten, architecten, consultants, coaches, IT-freelancers en meer. Het Starter-plan (€ 9/m) is op maat van éénmanszaken.
Begin vandaag met wettelijk conforme tijdregistratie
14 dagen gratis proberen. Geen creditcard, geen setup-kosten.
Interesse in Klantel? Start je gratis proefperiode of stuur ons een bericht.